Como fazer o horário escolar no Excel e no Compasso

À primeira vista, o horário escolar parece um quebra-cabeça simples: cada turma tem um número de aulas por semana, cada aula tem um professor, e basta distribuir tudo pelos dias. Quem já montou uma grade sabe que não é assim. Toda aula que você coloca ocupa ao mesmo tempo um horário da turma, um horário do professor e, às vezes, uma sala. Mexer em uma aula mexe nas outras três dimensões, e o efeito se espalha pela grade inteira.

Pense em uma escola pequena, com 8 turmas de 25 aulas semanais. São 200 aulas para posicionar, e cada uma tem, em princípio, 25 horários possíveis. O número de combinações é astronômico, muito maior do que qualquer pessoa ou computador conseguiria testar uma a uma. Na computação, esse problema é conhecido como timetabling e é classificado como NP-difícil: não existe uma fórmula que resolva todos os casos rapidamente. O que existe são métodos, humanos ou automáticos, para chegar a uma boa grade sem testar tudo.

Na prática, a dificuldade vem de quatro fontes:

• Professores compartilhados. O mesmo professor dá aula em várias turmas, e às vezes em várias escolas. Cada aula dele bloqueia aquele horário para todas as outras turmas.
• Disponibilidade limitada. Professores com outro vínculo, com poucos dias na escola ou em horário reduzido deixam pouquíssimos encaixes possíveis.
• Recursos físicos. Laboratório, quadra, sala de informática e auditório só comportam uma turma (ou poucas) por vez.
• Qualidade pedagógica. Não basta a grade não ter choques. Ela precisa ser boa: sem cinco aulas de Matemática em dois dias, sem professor com três janelas no mesmo dia, com aulas duplas onde fazem sentido.

A boa notícia é que a maior parte do sofrimento vem de começar pela grade antes de ter os dados certos e de descobrir tarde demais que uma conta não fechava. As próximas partes resolvem justamente isso.

Uma grade boa começa com uma lista completa e conferida. Antes de abrir a planilha ou o programa, reúna estas informações. Vale a pena montar uma pasta ou um formulário para os professores preencherem, com prazo, em vez de colher tudo por mensagem.

1. Estrutura de tempo da escola

• Quais turnos funcionam (manhã, tarde, noite) e quais turmas estão em cada um.
• Quantas aulas há por turno, o horário de início da primeira e a duração de cada aula (50 minutos é o mais comum, mas há escolas com 45 ou 60).
• Quando cai o intervalo e quanto dura. Ele muda o horário de relógio das aulas seguintes, e isso importa para o professor que vem de outra escola.
• Se há aulas aos sábados, e em quais turmas.

2. Matriz curricular de cada turma

Para cada turma, a lista de disciplinas e quantas aulas semanais cada uma tem. É a informação mais importante do horário, e a soma precisa bater exatamente com os horários disponíveis da turma. Um exemplo de 6º ano com 25 aulas semanais:

A matriz vem do projeto pedagógico e das normas da rede. Como referência, a LDB fixa para a educação básica ao menos 800 horas anuais em 200 dias letivos, e o ensino médio tem carga ampliada. Lembre que hora-aula não é hora-relógio: 25 aulas de 50 minutos somam cerca de 20 horas e 50 minutos por semana. Confira sempre a matriz aprovada pela sua secretaria ou mantenedora.

3. Quem dá cada aula

A atribuição de aulas (qual professor fica com qual disciplina em qual turma) precisa estar fechada antes da grade. Mudar a atribuição no meio do caminho é uma das maiores fontes de retrabalho. Anote também casos especiais: aulas com dois professores, turmas que se juntam para uma mesma aula e disciplinas divididas entre professores.

4. Disponibilidade dos professores

Para cada professor, os horários em que ele não pode dar aula: dias em que trabalha em outra escola, turnos de outro vínculo, folga combinada. Peça em formato de grade (dias nas colunas, aulas nas linhas) para evitar interpretações como “terça à tarde” quando a tarde tem sete aulas.

5. Espaços e recursos

Liste as salas que são disputadas entre turmas: laboratório de ciências, informática, quadra, sala de artes, auditório. Para cada uma, quantas turmas cabem ao mesmo tempo (uma quadra grande pode receber duas turmas; um laboratório, só uma) e quais aulas precisam dela.

6. Regras da escola e da rede

• Limite de aulas por dia para cada professor e de dias na escola.
• Hora-atividade: pela Lei do Piso (Lei 11.738/2008), no máximo dois terços da jornada do professor são de aulas; o restante é para planejamento. Algumas redes fixam dias ou horários para isso.
• Disciplinas que devem vir em aulas duplas (geminadas) ou, ao contrário, no máximo uma vez por dia.
• Reuniões pedagógicas fixas, como um horário semanal em que todos os professores de uma área precisam estar livres.

Nem toda exigência tem o mesmo peso. Separar as regras em dois grupos é o que permite chegar a uma grade viável e, depois, melhorá-la.

Regras obrigatórias (restrições rígidas)

Se forem quebradas, a grade simplesmente não funciona. Não se negocia:

• Um professor não pode estar em duas turmas ao mesmo tempo (a não ser em aulas com turmas juntas, planejadas assim).
• Uma turma não pode ter duas aulas no mesmo horário.
• Uma sala não pode receber mais turmas do que comporta.
• O professor não pode ter aula em um horário em que está indisponível.
• Cada turma precisa receber exatamente a quantidade de aulas prevista em cada disciplina.
• Um professor que dá aula em duas sedes precisa de tempo para se deslocar entre elas.

Preferências (restrições flexíveis)

Deixam a grade melhor, mas podem ceder quando não há outra saída:

• Poucas janelas para os professores.
• Menos dias de deslocamento para cada professor.
• Aulas da mesma disciplina espalhadas pela semana, ou agrupadas em pares.
• Disciplinas mais exigentes nas primeiras aulas.
• Educação Física longe da primeira aula ou logo depois do almoço.
• Limite de aulas por dia de cada professor, quando não é exigência legal.

Antes de posicionar a primeira aula, faça três contas simples. Elas levam meia hora e mostram, com antecedência, problemas que de outro jeito só aparecem depois de dias de tentativas.

Conta 1: a turma cabe na semana?

Some as aulas semanais da turma e compare com os horários que ela tem. Uma turma de manhã com 5 aulas por dia, de segunda a sexta, tem 25 horários. Se a matriz soma 26, não há grade possível. Se soma 24, sobra um horário vago, o que é permitido, mas precisa ser uma decisão consciente.

Conta 2: o professor cabe na disponibilidade?

Para cada professor, some todas as aulas dele em todas as turmas do turno e compare com a quantidade de horários em que ele está disponível. A diferença é a folga do professor.

Folga negativa, como a do Marcos, é impossível: ele tem mais aulas do que horários. A saída é mudar a atribuição ou negociar mais disponibilidade. Folga zero, como a da Ana, é possível, mas rígida: cada horário livre dela precisa ser ocupado, e as turmas dela ficam com o Português preso a esses horários. Esses são os professores críticos, e a grade inteira gira em torno deles.

Conta 3: a turma cabe nos dias dos professores dela?

Esta é a conta que quase ninguém faz e que explica muitas grades “impossíveis”. Imagine o 9º ano A com três professores que só vêm terça e quarta: Matemática com 5 aulas, Ciências com 3 e Inglês com 3. São 11 aulas que só podem cair em terça ou quarta, mas a turma tem apenas 10 horários nesses dois dias. Nenhum professor isoladamente tem problema de folga, e mesmo assim a grade não fecha.

Para cada turma, agrupe os professores com disponibilidade parecida e compare as aulas deles com os horários da turma naqueles dias. O mesmo raciocínio vale para salas: some as aulas que precisam do laboratório e compare com os horários em que ele está livre.

Conta 4: geminadas e limites diários

Uma disciplina com 3 aulas semanais, todas geminadas, não fecha: sobra uma aula sem par. Uma disciplina com 6 aulas e regra de no máximo uma por dia não cabe em 5 dias. Um professor com 20 aulas e limite de 4 por dia precisa estar disponível os 5 dias. Confira essas combinações antes de começar.

Quem monta à mão costuma começar pela primeira turma e seguir em ordem. É a pior estratégia: as primeiras turmas ficam ótimas e as últimas herdam todos os problemas. O caminho que funciona, e que os programas de horário também seguem, é posicionar primeiro o que tem menos opções.

1. Aulas fixas. Reuniões pedagógicas, horários exigidos pela rede e aulas que por algum motivo não podem mudar.
2. Professores críticos. Os de folga zero ou quase zero, os que trabalham em mais de uma escola e os que vêm poucos dias. Posicione todas as aulas deles primeiro.
3. Salas disputadas. Aulas de laboratório, quadra e informática, distribuindo os horários entre as turmas antes que eles acabem.
4. Aulas geminadas. Pares de aulas precisam de dois horários seguidos livres para a turma e para o professor, que ficam raros com a grade cheia.
5. Disciplinas com mais aulas. Português e Matemática, com 5 ou 6 aulas semanais, precisam ser espalhadas pelos dias.
6. O resto. Disciplinas com uma ou duas aulas e professores com muita folga encaixam por último, nos buracos que sobraram.

Quando uma aula não encontra lugar, não desmonte tudo. Procure uma troca: um horário em que a turma está livre e o professor está ocupado com outra turma, e veja se a aula dessa outra turma pode ir para outro horário. Às vezes são necessárias cadeias de duas ou três trocas. É exatamente essa busca que consome dias na planilha e segundos em um programa.

O Excel (ou o Google Planilhas) não monta a grade sozinho, mas é possível transformá-lo em um assistente que avisa choques, aulas faltando e indisponibilidades enquanto você posiciona as aulas à mão. O segredo é uma estrutura bem pensada desde o início. A seguir, um modelo que funciona para uma escola de um turno; para mais turnos, repita a estrutura por turno.

Passo 1: crie códigos curtos para cada aula

Dê a cada professor um código de três letras (ANA, RAF, CAR) e a cada disciplina outro (POR, MAT, CIE). O código da aula junta os dois: ANA-POR, RAF-MAT. Todas as fórmulas deste guia dependem de o código do professor ter sempre exatamente três letras no começo. Se houver dois professores com o mesmo nome, use letras diferentes (ANA e ANM, por exemplo).

Passo 2: organize as abas

Passo 3: monte a aba Grade

Na coluna A, um horário por linha, na ordem da semana: “Seg 1ª”, “Seg 2ª” até “Sex 5ª”, somando 25 linhas (da 2 à 26). Na linha 1, a partir da coluna B, o nome de cada turma. Cada célula recebe o código da aula que a turma tem naquele horário.

Selecione as células da grade e use Dados › Validação de Dados › Lista, apontando para a lista da aba Códigos. Assim ninguém digita “RAF-MTA” por engano e todas as fórmulas continuam funcionando. Congele a primeira linha e a primeira coluna em Exibir › Congelar Painéis para não se perder na rolagem.

Passo 4: destaque choques de professor

Como cada linha é um horário, um professor em choque aparece duas vezes na mesma linha. Selecione a grade inteira (por exemplo, B2:M26), vá em Página Inicial › Formatação Condicional › Nova Regra › Usar uma fórmula e use:

=E(B2<>"";CONT.SE($B2:$M2;ESQUERDA(B2;3)&"-*")>1)

=AND(B2<>"",COUNTIF($B2:$M2,LEFT(B2,3)&"-*")>1)

A fórmula pega as três primeiras letras da célula (o professor) e conta quantas células da mesma linha começam com elas. Se for mais de uma, pinta de vermelho. Repare nos cifrões: a coluna fica travada em $B e $M, mas a linha não, para a regra valer em todas as linhas.

Passo 5: destaque indisponibilidades

Na aba Disponibilidade, use as mesmas 25 linhas de horário, na mesma ordem da Grade, e coloque os códigos dos professores na linha 1. Marque X onde o professor não pode. Depois, crie outra regra de formatação na Grade:

=E(B2<>"";ÍNDICE(Disponibilidade!$B2:$Z2;CORRESP(ESQUERDA(B2;3);Disponibilidade!$B$1:$Z$1;0))="X")

=AND(B2<>"",INDEX(Disponibilidade!$B2:$Z2,MATCH(LEFT(B2,3),Disponibilidade!$B$1:$Z$1,0))="X")

Use uma cor diferente da do choque (laranja, por exemplo) para saber qual problema é qual. Versões antigas do Excel não aceitam referência a outra aba na formatação condicional; nesse caso, crie um nome definido para o intervalo (Fórmulas › Definir Nome) e use o nome na fórmula.

Passo 6: conte as aulas que faltam

Na aba Aulas, monte uma linha por turma e disciplina, com a turma na coluna A, o código na coluna B e as aulas semanais na coluna C. Na coluna D, conte quantas vezes o código aparece na coluna daquela turma na Grade:

=CONT.SE(ÍNDICE(Grade!$B$2:$M$26;0;CORRESP(A2;Grade!$B$1:$M$1;0));B2&"*")

=COUNTIF(INDEX(Grade!$B$2:$M$26,0,MATCH(A2,Grade!$B$1:$M$1,0)),B2&"*")

Na coluna E, calcule =C2-D2. Zero significa que a disciplina está completa; positivo, que faltam aulas; negativo, que você colocou aulas demais. Uma formatação condicional em verde e vermelho transforma essa aba no seu painel de progresso. Para a carga total de cada professor, use =SOMA.SE(Aulas!B:B;"ANA-*";Aulas!C:C) (SUMIF em inglês).

Passo 7: gere a grade de cada professor

Na aba Professores, repita os horários na coluna A e coloque os códigos dos professores na linha 1. Em cada célula, procure na mesma linha da Grade a turma em que aquele professor está:

=SEERRO(ÍNDICE(Grade!$B$1:$M$1;CORRESP(B$1&"-*";Grade!$B2:$M2;0));"")

=IFERROR(INDEX(Grade!$B$1:$M$1,MATCH(B$1&"-*",Grade!$B2:$M2,0)),"")

O asterisco funciona como curinga no CORRESP com correspondência exata, então "ANA-*" encontra qualquer aula da Ana. É essa aba que você imprime para cada professor.

Passo 8: salas especiais

Para controlar o laboratório sem complicar a estrutura, acrescente um sufixo ao código das aulas que usam a sala: CAR-CIE@LAB. Como o professor continua nas três primeiras letras, as regras anteriores seguem funcionando (a contagem do passo 6 já usa o curinga B2&"*"). Inclua os códigos com sufixo na aba Códigos para a validação de dados aceitá-los. A regra de choque de sala fica assim:

=E(ÉNÚM(PROCURAR("@LAB";B2));CONT.SE($B2:$M2;"*@LAB*")>1)

=AND(ISNUMBER(SEARCH("@LAB",B2)),COUNTIF($B2:$M2,"*@LAB*")>1)

Se a quadra comporta duas turmas, troque o >1 por >2 na regra dela.

Passo 9: conte as janelas dos professores

Na aba Professores, cada dia ocupa um bloco de cinco linhas. Para o bloco de segunda (linhas 2 a 6) do professor da coluna B, as janelas são o espaço entre a primeira e a última aula menos as aulas dadas:

=SE(CONT.SE(B2:B6;"?*")<2;0;MÁXIMO(SE(B2:B6<>"";LIN(B2:B6)))-CORRESP("?*";B2:B6;0)-LIN(B2)+2-CONT.SE(B2:B6;"?*"))

=IF(COUNTIF(B2:B6,"?*")<2,0,MAX(IF(B2:B6<>"",ROW(B2:B6)))-MATCH("?*",B2:B6,0)-ROW(B2)+2-COUNTIF(B2:B6,"?*"))

O "?*" conta só células com texto, ignorando as que a fórmula do passo 7 deixou vazias. Em versões anteriores ao Excel 2021, confirme a fórmula com Ctrl+Shift+Enter.

Boas práticas na planilha

• Trabalhe com uma cópia por etapa. Salve versões com data no nome (horario-2026-02-03.xlsx). Não existe desfazer depois que o arquivo é fechado.
• Uma pessoa edita, as outras comentam. Duas pessoas mexendo em cópias diferentes geram duas grades que não se juntam.
• Proteja as abas de fórmulas em Revisão › Proteger Planilha, deixando só a Grade editável.
• Use cores por disciplina com uma regra de formatação por código de disciplina. Fica muito mais fácil ver se Matemática está bem espalhada.
• Use a área de impressão para cada turma e cada professor, com orientação paisagem e ajuste para uma página.
• No Google Planilhas, as fórmulas são as mesmas em português, e a formatação condicional com fórmula personalizada aceita referência a outras abas por meio da função INDIRETO.

Onde a planilha trava

Com essa estrutura, a planilha avisa os erros, mas continua sem resolver nenhum. Os limites aparecem rápido:

• Ela não sugere para onde mover uma aula. Cada troca é procurada no olho, e cadeias de duas ou três trocas são quase impossíveis de enxergar.
• Cada regra nova (geminadas, limite por dia, deslocamento entre sedes) é mais uma fórmula para escrever e manter.
• Uma fórmula quebrada ou um intervalo que não inclui a turma nova deixa passar choques em silêncio.
• Aulas com dois professores ou turmas juntas não cabem bem no modelo de um código por célula.
• Recomeçar do zero porque mudou a atribuição de um professor pode custar dias.
• Divulgar e manter atualizado para professores e alunos depende de imprimir e reenviar arquivos a cada mudança.

No Compasso, as regras que você escreveria como fórmulas já estão prontas, e a busca por encaixes e trocas é feita pelo programa. O seu trabalho passa a ser cadastrar bem os dados, o mesmo levantamento da parte 2, e decidir entre as opções que ele mostra. Funciona no navegador, com login pela conta Google, sem instalar nada, também no celular.

1. 1

   Configure a escola

   Dê um nome à escola e ative os turnos que funcionam (manhã, tarde e noite). Para cada turno, informe quantas aulas há, o horário da primeira, a duração e depois de qual aula vem o intervalo. Marque as aulas no sábado, se houver, e escolha a organização das aulas: priorizar aulas consecutivas e menos dias por professor, ou distribuir cada disciplina ao longo da semana.
2. 2

   Cadastre os professores e a disponibilidade

   Inclua cada professor e abra a disponibilidade para marcar os horários em que ele não pode dar aula, horário por horário ou o turno inteiro de uma vez. Nas regras do professor, defina, se precisar, o máximo de aulas por dia, o máximo de dias na escola e se ele deve evitar janelas. Com o email do professor, ele entra no Compasso e vê só a própria grade.
3. 3

   Crie as turmas e as disciplinas

   Para cada turma, escolha o turno e cadastre as disciplinas com o professor e o número de aulas por semana. O Compasso mostra quantos horários a turma ainda tem livres, o que já faz a conta 1 da parte 4 por você. Turmas com a mesma matriz, como 6º A e 6º B, podem importar as disciplinas de outra turma e só trocar os professores.
4. 4

   Defina os casos especiais

   Em cada disciplina, dá para marcar aulas geminadas (sempre em pares) ou no máximo uma por dia, acrescentar professores extras, juntar turmas do mesmo turno na mesma aula e escolher uma sala especial. As salas compartilhadas são cadastradas com quantas turmas cabem ao mesmo tempo. Escolas com mais de uma sede informam a sede de cada turma e sala e quantas aulas livres o professor precisa para se deslocar.
5. 5

   Gere a grade

   Clique em gerar. O motor distribui as aulas em poucos segundos, sem choques de professor, turma ou sala e respeitando todas as indisponibilidades. Se alguma aula não couber, ele mostra o que ficou de fora para você ajustar os dados, em vez de entregar uma grade com conflitos.
6. 6

   Ajuste, trave e compartilhe

   Arraste qualquer aula para outro horário ou sobre outra aula para trocar as duas. Cada movimento é conferido em todas as turmas, e, quando o encaixe não é possível, o Compasso explica o conflito e sugere alternativas sem conflito. Depois, imprima ou salve em PDF por turma e por professor, exporte em CSV para o Excel ou ative o link público do horário.

Gerar nova grade ou completar a grade

Depois da primeira geração, há dois caminhos. Gerar nova grade reorganiza tudo do zero, mas mantém as aulas que você travou. Completar grade mantém todas as aulas que já estão no lugar e só encaixa as que faltam. Um jeito prático de trabalhar: gere, trave as aulas que ficaram boas ou que foram combinadas com os professores e gere de novo até o resto também ficar bom.

Para travar uma aula, abra-a na grade e use Travar neste horário. É o equivalente automático do passo “aulas fixas primeiro” da parte 5: reuniões, combinados com a direção e aulas de professores que vêm de outra escola ficam garantidas em todas as gerações seguintes.

O que é regra rígida e o que é preferência no Compasso

O Compasso segue a mesma divisão da parte 3. Choques de professor, turma e sala, indisponibilidades e o tempo de deslocamento entre sedes são restrições rígidas: nunca são quebradas, nem na geração nem quando você arrasta uma aula. Já os limites por professor (aulas por dia, dias na escola, evitar janelas) e as geminadas valem para o gerador; nos ajustes manuais, você tem liberdade para decidir uma exceção.

Quando a grade não fecha

O motor faz uma busca com retrocesso, testando e desfazendo encaixes. Em escolas muito apertadas, ele pode parar antes de encaixar tudo e devolver uma grade parcial. Isso não quer dizer que a grade é impossível. Nessa situação:

1. Refaça as contas da parte 4, principalmente a folga dos professores e a conta 3, das turmas presas aos dias de professores com pouca disponibilidade.
2. Afrouxe uma preferência de cada vez: tire o “evitar janelas” de um professor, aumente o máximo de aulas por dia ou troque geminadas por “no máximo uma por dia”.
3. Peça a um professor crítico um horário a mais de disponibilidade.
4. Use “Completar grade” para tentar encaixar o que falta sem perder o que já está bom, e resolva as últimas aulas à mão com as alternativas sugeridas.

Trabalho em equipe e versões

A escola pode ter um dono, administradores que editam e geram a grade, e leitores que só consultam, cada um com a própria conta Google. Toda gravação guarda uma versão, e as últimas 100 ficam disponíveis para restaurar. Se duas pessoas editam ao mesmo tempo, o Compasso avisa que a grade mudou em vez de apagar o trabalho de uma delas. Uma única licença anual de R$ 79,90, válida por 365 dias, vale para toda a equipe, com turmas e professores ilimitados.

Divulgação para professores e alunos

Além da impressão, cada professor cadastrado com email entra com a conta Google e vê só a própria semana, sem acesso ao resto da escola. O link público mostra o horário de cada turma no navegador, sem login, e pode ser desativado quando você quiser. Ele não mostra emails, indisponibilidades nem regras dos professores. Quando a grade muda, o link e a área do professor já mostram a versão nova, sem reenviar arquivos.

Professor que trabalha em mais de uma escola

É o caso mais comum de professor crítico. Peça a grade dele na outra escola, e não só os dias, porque às vezes ele está livre na quarta à tarde. Marque tudo como indisponível e posicione as aulas dele primeiro (no Compasso, trave-as depois de geradas). Se houver escolas da mesma rede que dividem professores, vale combinar entre as coordenações quem monta primeiro.

Várias sedes

Quando a escola tem mais de um prédio, o professor precisa de tempo para se deslocar. A regra habitual é deixar pelo menos uma aula livre entre a última aula em uma sede e a primeira na outra, no mesmo dia. No Compasso, essa folga é configurável e vale tanto na geração quanto nos ajustes manuais. Na planilha, exige uma coluna de sede por turma e muita atenção.

Educação Física e quadra

A quadra costuma ser o recurso mais disputado. Descubra quantas turmas ela comporta ao mesmo tempo, evite a primeira aula da manhã em dias frios e o horário logo depois do almoço, e pense se as aulas devem ser geminadas. Em escolas com muitas turmas, o número de horários da quadra limita o número de aulas de Educação Física possíveis, e essa conta precisa ser feita antes.

Laboratórios e salas especiais

Nem toda aula de Ciências precisa do laboratório. Cadastre a sala só para as aulas que realmente a usam, por exemplo uma das três aulas semanais. Isso aumenta muito as opções do gerador e diminui os conflitos.

Aulas geminadas

Aulas duplas são ótimas para Arte, Educação Física, laboratório e redação, mas cada par exige dois horários seguidos livres para a turma e para o professor, sem o intervalo no meio. Use geminadas só onde fazem diferença pedagógica. O número de aulas da disciplina precisa ser par.

Eletivas, itinerários e turmas juntas

No novo ensino médio, é comum que alunos de várias turmas se reorganizem em grupos de eletivas ou itinerários formativos no mesmo horário. Para o horário, isso significa que todas as turmas envolvidas e todos os professores das eletivas precisam estar livres ao mesmo tempo. No Compasso, cadastre a aula com as turmas juntas e os professores extras, e ela ocupa o horário de todos de uma vez.

Ensino noturno e sábado

O noturno costuma ter menos aulas por dia e mais professores com outro emprego, o que reduz muito a disponibilidade. Faça as contas de viabilidade com cuidado redobrado. Aulas aos sábados entram como mais um dia da semana; lembre-se de marcar como indisponíveis os professores que não trabalham nesse dia.

Professores com poucas aulas

Um professor com duas aulas semanais em uma única turma parece fácil, mas, se ele só pode vir um dia, precisa de dois horários da turma naquele dia, e isso conflita com outros professores de pouca disponibilidade. Agrupe as aulas dele no mesmo dia para não fazê-lo vir à escola para uma aula só.

Antes de imprimir e divulgar, confira a grade com esta lista. Um erro descoberto antes da primeira semana de aula é muito mais barato do que depois.

• Todas as turmas têm todas as aulas de todas as disciplinas, na quantidade da matriz.
• Nenhum professor aparece em duas turmas no mesmo horário.
• Nenhuma aula cai em horário em que o professor está indisponível.
• Nenhuma sala especial tem mais turmas do que comporta.
• Professores com duas sedes têm tempo de deslocamento.
• As disciplinas com mais aulas estão espalhadas pela semana, sem três aulas da mesma disciplina no mesmo dia.
• As geminadas estão em horários seguidos, sem o intervalo no meio.
• As janelas de cada professor foram revisadas, principalmente as de quem vem de longe.
• A hora-atividade e as reuniões fixas estão livres para quem precisa.
• O horário de relógio de cada aula está certo, considerando o intervalo.
• A grade de cada professor foi enviada a ele para conferência antes da versão final.
• Existe uma cópia guardada da versão final, com data.

• Começar sem a atribuição fechada. Toda mudança de quem dá qual aula desfaz parte da grade.
• Aceitar preferências como impedimentos. A grade fica impossível ou cheia de janelas para os outros professores.
• Montar turma por turma. As últimas turmas herdam todos os problemas. Comece pelos professores e salas mais restritos.
• Não fazer as contas de viabilidade. Descobrir no terceiro dia de trabalho que um professor tem mais aulas do que horários é o erro mais caro de todos.
• Conferir choques no olho. Em uma grade com 300 aulas, o olho deixa passar. Use fórmulas ou um programa que confira.
• Esquecer o intervalo. Ele separa geminadas, muda o horário de relógio e afeta quem se desloca entre escolas.
• Não guardar versões. Uma troca ruim sem volta pode custar horas.
• Divulgar sem conferir com os professores. Cada professor conhece a própria agenda melhor do que ninguém; uma rodada de conferência evita surpresas na primeira semana.

O horário quase nunca sobrevive intacto ao ano letivo. Professores saem, entram em licença, novas turmas são abertas, uma disciplina ganha uma aula. O que muda é quanto custa cada ajuste.

• Troca de professor. Se o substituto tem a mesma disponibilidade, basta trocar o nome. Se não, as aulas dele precisam ser reposicionadas, e o ideal é mexer no mínimo possível. No Compasso, marque a disponibilidade do novo professor, tire da grade só as aulas que ficaram em conflito e use “Completar grade”.
• Mudanças pontuais. Mova ou troque aulas com a conferência de choques ligada. Registre o motivo, para não desfazer a mudança sem querer no ano seguinte.
• Comunicação. Toda mudança precisa chegar a professores, alunos e famílias. Um link sempre atualizado evita que circulem versões antigas impressas.
• Próximo ano. Guarde a grade final e as anotações sobre o que não funcionou. Metade do trabalho do ano seguinte é reaproveitar dados: professores, turmas, matriz e disponibilidade mudam menos do que parece.

A planilha continua sendo uma boa opção para escolas muito pequenas, com poucas turmas, poucos professores compartilhados e quase nenhuma restrição de disponibilidade. Conforme a escola cresce, o tempo gasto procurando trocas e conferindo choques passa a ser o maior custo.

Se você já tem a grade em planilha, o levantamento de dados não se perde: professores, turmas, matriz e disponibilidade são exatamente o que o Compasso pede. E a grade gerada pode voltar para o Excel pela exportação em CSV. Para uma comparação mais detalhada, veja a página Compasso x Excel.